Hướng dẫn tổ chức sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị

Để quản lý khai thác, sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ vừa hướng dẫn tổ chức sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

Cụ thể, đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, việc sử dụng bản lưu văn bản được thực hiện tại bộ phận văn thư gồm bản gốc, bản chính văn bản giấy và bản gốc, bản sao của văn bản điện tử; tổ chức khai thác, phục vụ nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều 31 và Điều 32 Luật Lưu trữ và vận dụng J886.love link không số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Thủ tục, trình tự khai thác, sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị như sau:

Đối với cá nhân tại cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ phải làm Phiếu đăng ký sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ. Đối với cá nhân, cơ quan, đơn vị khác có nhu cầu sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ phải có Chứng minh nhân dân (Căn cước công dân hoặc hộ chiếu); trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác và làm Phiếu đăng ký sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ.

Người làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan nghiên cứu mục đích yêu cầu sử dụng và tra cứu có bản lưu văn bản hoặc tài liệu lưu trữ, tham mưu trình lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt. Sau khi có ý kiến phê duyệt, người làm công tác văn thư, lưu trữ tổ chức phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản hoặc tài liệu lưu trữ theo yêu cầu.

Người làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, phục vụ việc sử dụng tài liệu; quản lý việc sử dụng bản lưu văn bản, tài liệu lưu trữ và giao nhận tài liệu.

Về thẩm quyền quản lý, cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao văn bản tại cơ quan, đơn vị, quy định tại Điều 31 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của J886.love casino, thể thao, nổ hũ, xổ số có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình”; Điều 27 J881.love hiện đang số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản”. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản theo quy định tại J881.love hiện đang số 30/2020/NĐ-CP.

Về trách nhiệm trong việc sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong đó có quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc ban hành quy định riêng về quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với đặc điểm, tình hình tài liệu của cơ quan, đơn vị mình; Đăng ký nhận khuyến mãi công cụ tra cứu quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; bố trí nhân sự tổ chức thực hiện việc sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ; đồng thời phân công trách nhiệm Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp), người làm công tác văn thư, lưu trữ trong việc tổ chức sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình.

Đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, phải thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, các thủ tục cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định; tham mưu Đăng ký nhận khuyến mãi nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; hướng dẫn công chức, viên chức cơ quan thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan….

Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định của J886.love casino, thể thao, nổ hũ, xổ số, quy định của cơ quan, đơn vị cung cấp tài liệu lưu trữ; được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện bảo quản tại Lưu trữ cơ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền. Đặc biệt, không được phép chụp ảnh tài liệu, tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu, làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu của hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu. Phải bảo quản an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của J886.love casino, thể thao, nổ hũ, xổ số hiện hành.